Zeit ist nicht nur Geld, sondern auch ein wertvolles und endliches Gut. Daher ist es wichtig, sie sinnvoll einzusetzen. Wie das Sparen von Zeit in Handwerker-Betrieben gelingen kann, damit ausreichend Kapazitäten für die wichtigen Aufgaben vorhanden sind, zeigen die folgenden Tipps.
Das Wichtigste in Kürze
- Individuelle Probleme sollten zuerst identifiziert werden.
- Organisation und Planung lassen sich oftmals einfach verbessern.
- Die richtigen Prioritäten setzen fällt vielen schwer.
- Zeitplanung spielt eine entscheidende Rolle.
- Änderungen sollten schrittweise erfolgen.
Zeitfresser identifizieren
Die besten Tipps, Tricks und Strategien bewirken nichts, wenn sie nicht auf den individuellen Fall zutreffen. Der erste Schritt muss daher immer aus einer Bestandsanalyse bestehen. Wo geht immer wieder Zeit verloren? Muss von Termin zu Termin quer durch die Stadt gefahren werden? Dauert das Suchen nach Werkzeugen oder Materialien unnötig lange, weil es an Organisation mangelt? Müssen Arbeiten häufig unterbrochen werden, weil das Telefon ständig klingelt? Müssen regelmäßig Rechnungen angemahnt werden? Die problematischen Bereiche zu identifizieren, stellt die Basis für ihre Lösungen dar.
Organisation effizienter gestalten und automatisieren
Zuerst sollte klar sein, ob die Organisation auf Papier oder digital erfolgt. Sich für eine Methode zu entscheiden, beugt Problemen wie mehrfach vergebenen Terminen, Missverständnissen und Versäumnissen vor. Zusätzlich zu dieser Entscheidung sind Services sinnvoll, die unliebsame Arbeiten abnehmen. Eine funktionale, professionell aufgesetzte Webseite mit der Möglichkeit, Termine online zu vereinbaren, nimmt bereits einiges an Arbeit ab und erleichtert es Kunden, ihre Wunschzeiten zu buchen. Ein Telefonservice oder sogar ein Büroservice erlaubt eine stärkere Konzentration auf das Handwerk.
Die Organisation von Abläufen, die Anordnung von Arbeitsstationen, Werkzeugen und Materialien bietet oftmals weiteres Potenzial zur Optimierung. Wer in Werkstatt oder Lager immer wieder Slalom laufen muss, verliert nicht nur Zeit, sondern wird zunehmend genervt. Beides steht dem effizienten Arbeiten im Wege. Die Mitarbeiter nach Verbesserungsvorschlägen zu fragen, ist in diesem Bereich empfehlenswert und bringt erfahrungsgemäß Defizite ans Licht, die sich einfach und schnell beheben lassen.
Prioritäten setzen
Sich zu verzetteln ist leicht und häufig die Hauptursache für Zeitmangel. Werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet und abgearbeitet, können sich schlagartig neue Kapazitäten ergeben. Dabei müssen all die Punkte an erster Stelle stehen, die zugleich wichtig und dringend sind. Ist etwas wichtig, aber nicht dringend, wird dafür ein Termin festgelegt. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben werden am besten delegiert. Ist ein Punkt weder wichtig noch dringend, gehört er nicht auf die Aufgabenliste.
Neben dem Festlegen der Prioritäten sollte das Delegieren ebenfalls an Bedeutung gewinnen. Kann ein Mitarbeiter Arbeiten schneller oder besser erledigen, können diese an ihn abgegeben werden. Wichtig ist dabei, dass es nicht zu einer unfairen Aufgabenverteilung oder gar zum Ausnutzen kommt.
Abläufe effizienter gestalten
Muss pünktlich am Montagmorgen erst einmal die Werkstatt aufgeräumt und das Chaos im Büro beseitigt werden, setzt das den falschen Ton für die Woche. Die Motivation leidet und damit auch die Effizienz. Sind Arbeitsabläufe umständlich aufgebaut, müssen die Fahrzeuge vor jedem Einsatz aufgeräumt werden oder müssen bei jeder Arbeit fünf verschiedene Stationen abgegangen werden, weil die Verteilung ungünstig ist, gehen jeweils nur Minuten verloren. Im Laufe eines Tages oder einer Woche summieren sich diese scheinbar wenigen Minuten zu Stunden. Auch lange Fahrtwege zwischen Terminen beeinflussen den Zeitplan negativ. Dabei können bereits wenige, kleine Änderungen enorme Verbesserungen bewirken. Dazu gehört es, Arbeitsplätze ordentlich zu verlassen, über eine neue Anordnung von Stationen und Utensilien nachzudenken und den Tag am Morgen zu planen. Welche Termine liegen im gleichen Stadtteil und lassen sich daher hintereinander mit deutlich weniger Fahrtzeit erledigen? Welche Arbeiten sind wichtig für andere Aufgaben und müssen daher zuerst abgehakt werden?
Bereits fünf bis zehn Minuten Planung am Morgen und etwa eine Stunde Planung am Freitag können mehrere Stunden Zeit pro Woche einsparen. Die verbesserte Organisation erscheint anfangs vielen als unnötig und als zusätzlicher Zeitfresser. Der positive Effekt zeigt sich jedoch bereits nach wenigen Wochen der Gewöhnung.
Arbeits- und Pausenzeiten einplanen
Überforderung und ausgebrannte Mitarbeiter sorgen dafür, dass an sich einfache und schnell abzuarbeitende Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen. Wichtig ist daher zum einen die 60/40-Regel. 60 Prozent der Arbeitszeit sollten fest geplant sein. Termine, Aufräumen, Fahrtwege und Kundengespräche fallen in diese Kategorie. 40 Prozent der Zeit sollten als Puffer vorhanden sein, um Notfälle, dringende Anfragen und Verzögerungen abzufangen. Ausreichende Pausenzeiten müssen sich in der Planung ebenfalls wiederfinden.
Ist hingegen 100 Prozent der Arbeitszeit fest verplant, kann bereits eine Verzögerung oder ein unvorhergesehener Punkt auf der Aufgabenliste erheblichen Stress und Ärger erzeugen. Weder an den Pufferzeiten noch an den Pausen sollte gespart werden.
Zeitsparen ist ein Prozess
Die richtigen Maßnahmen für das eigene Unternehmen und den Arbeitsalltag zu finden, ist eine langfristige Aufgabe. Es ist empfehlenswert, dabei schrittweise vorzugehen und nicht alles abrupt zu ändern. Zeitfresser identifizieren, Prioritäten setzen und besser organisieren gehen Hand in Hand. Dauert es beispielsweise Tag für Tag lange, benötigte Utensilien und Materialien zu finden, ist das Aufräumen und Ordnen von Lager und Arbeitsstationen ein sinnvoller erster Schritt. Die schrittweise Umsetzung aller anderen Verbesserungen ermöglicht eine allmähliche Gewöhnung. Gleichzeitig stoßen kleine Veränderungen auf weniger Gegenwehr. Dadurch steigt die Erfolgschance.
Quellen:
- eigene Gedanken und Recherche des Teams
- https://www.absolventa.de/karriereguide/zeitmanagement/eisenhower-prinzip
- https://www.handwerk.com/zeit-sparen-die-besten-tipps
- https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/so-werden-handwerksunternehmer-zu-meister-ihrer-zeit-272423/