Präsentationen können innerhalb einer Firma oder eines Vereins überzeugen, mitreißen und auf unterhaltsame Weise Wissen vermitteln oder das gesamte Publikum langweilen. Die Verantwortung dafür zu tragen, ist eine Herausforderung. Dabei ist es mit der richtigen Vorbereitung einfach, ein interessantes und kurzweiliges Programm zu planen und den Ablauf interaktiv zu gestalten.
Das Wichtigste in Kürze:
- Abwechslungsreiche und angepasste Präsentationen sind kurz und prägnant.
- Die Relevanz der Themen muss durch praktische Beispiele vermittelt werden.
- Interaktive Vorträge bleiben länger im Gedächtnis.
- Professionelle Hilfe wertet die Präsentation auf.
Zuhörer abholen
Unnötige Wiederholungen langweilen und führen dazu, dass die Zuhörenden bereits am Anfang der Präsentation abschalten. Ist der Einstieg deutlich zu hoch, kann keiner den Ausführungen folgen. Das ist demotivierend und führt den Vortrag schlimmstenfalls ad absurdum.
Ein sinnvoller und gelungener Einstieg besteht daher aus dem Abholen des Publikums. An welcher Stelle befinden sich die Personen, wo gibt es Unklarheiten und welche Meinungen bestehen bereits zu dem Thema? Fragen zu stellen und damit von Anfang an alle einzubinden, beugt den typischen Problemen vor.
So wenig wie möglich, so viel wie nötig
Für eine gute Präsentation gibt es heute zahlreiche Hilfen, die Informationen optimal aufbereiten können. PowerPoint von Microsoft ist hier sicher die bekannteste Software, aber auch Alternativen wie Prezi, Google Slides, Keynote und Haiku leisten gute Dienste.
Kurze, präzise und verständliche Schritte und ein allmählicher Aufbau vereinfachen es, der Präsentation zu folgen, sofort Rückfragen zu stellen und die Informationen zu verarbeiten. Aus diesem Grund ist es auch sinnvoll, die einzelnen Screens bei einer PowerPoint-Präsentation (oder einer anderen Software) nicht sofort mit allen Punkten anzuzeigen, sondern Fakt für Fakt nacheinander hinzuzufügen. Anstatt das Publikum zu überfordern und zu überfluten, ist das stückweise Präsentieren leichter verständlich und kurzweiliger. Das Publikum ist nicht durch das Lesen längerer Texte abgelenkt, sondern kann sich besser konzentrieren.
Bei der gesamten Länge spielen Thema, Tageszeit und Umstände vor Ort entscheidende Rollen. Direkt vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend einer stundenlangen Vorstellung zu folgen, führt schnell an die Belastungsgrenze.
Abwechslung bieten
Microsofts PowerPoint hat sich als ein nützliches, praktisches und sinnvolles Werkzeug etabliert. In der Software selbst und auch außerhalb davon Abwechslung zu integrieren, steigert die Aufmerksamkeit bei den Zuhörern. Die Registerkarte „Animationen“ bietet zahlreiche verschiedene Effekte, mit denen sich einzelne Elemente ein- und aus- oder überblenden lassen. Unterschiedliche Stile beugen der Langeweile vor und helfen dabei, jeden Aspekt individuell angepasst darzustellen und zu betonen.
Zusätzlich können Folien, Tafeln, Fenster und Boden in die Präsentation eingebunden werden. Der wiederholte Wechsel der Perspektive ist dynamisch und trägt zum kurzweiligen Eindruck bei. Entscheidend ist, dabei ebenso wie bei allen anderen Elementen, Maß zu halten. Ein Wechsel aller paar Sekunden oder alles auf einmal zu präsentieren, stiftet schnell Verwirrung. Nacheinander und entspannt mehrere Stationen zu nutzen, bringt eine angenehme Bewegung in das Geschehen. Dabei lassen sich sogar Überraschungen einbauen, wenn beispielsweise Antwortkarten unter den Stühlen kleben. Der unterhaltsame Faktor sollte dabei nicht unterschätzt werden. Wer bei der Präsentation ehrlich lachen musste, behält sie in positiver Erinnerung und ist eher bereit, sich aktiv daran zu beteiligen.
Persönlich werden – Relevanz aufzeigen
Interesse und Konzentration sind immer dann am größten, wenn das Thema relevant und signifikant ist. Die Verbindung zwischen Theorie, Praxis und individuellem Nutzen sind daher die sicherste Methode, um die Aufmerksamkeit aller Beteiligten zu erlangen und zu behalten. Konkrete Fragen und das Durchspielen von Fällen kann von der Entsorgung bis hin zu einem neuen Vorgehen bei Kundengesprächen verdeutlichen, was anderenfalls abstrakte Theorie bleibt. Zahlen und Fakten zum Leben zu erwecken, hinterlässt einen nachhaltigen Eindruck und macht jedes Thema greifbarer.
Hilfe nutzen
Eine professionelle Präsentation vorzubereiten ist anstrengend, erfordert Wissen, Zeit und Probeläufe. Nicht selten wird das nach Feierabend im Home-Office erledigt. Fehler auszumerzen, das Timing abzustimmen und Optimierungen vorzunehmen ist neben dem normalen Arbeitsalltag oftmals nicht nur eine Herausforderung. Es kann schlichtweg überfordern. Damit weder Arbeit noch die Qualität der Präsentation darunter leiden, bietet sich eine Powerpoint Agentur an.
Durch Erfahrung, Wissen und geschulten Umgang mit der Software erfolgt die Erstellung der Präsentation zum einen effizienter und schneller. Vor allem bei engen Terminen wird damit eine Erleichterung und Zeitersparnis geschaffen, die sich für das Üben der Vorstellung eignen. Anpassungen lassen sich in kurzer Zeit vornehmen und bisher ungeahnte Optionen können umgesetzt werden. Allein durch die Ersparnis bei der Arbeitszeit ist die professionell angefertigte Vorlage oft günstiger, als sich selbst in das Programm einzuarbeiten.
Zum anderen lassen sich durch die fachkundige Vorbereitung und die Absprache mit einer Agentur neue Möglichkeiten eröffnen, alles an die eigenen Vorstellungen anzupassen und dabei Optionen zu nutzen, die bisher unbekannt waren. Gerade – aber nicht nur – bei komplexeren Themen ist die Übernahme die beste Wahl, um einzelne Punkte und Zusammenhänge optimal aufzubereiten und zu vermitteln. Auf Grundlage der Basis und der zur Verfügung stehenden Materialien lassen sich verschiedene Konzepte erstellen und anpassen.
Hinzu kommt, dass die professionelle Aufbereitung sofort den richtigen Ton setzt. Sie verleiht Selbstbewusstsein und lässt sich an den eigenen Zweck anpassen.
Geschwindigkeit treffen
Präsentationen sollten im Vorfeld laut ausgesprochen und geübt werden. Dabei ist es wichtig, keinen Monolog zu halten, sondern flexibel zu bleiben. Auch hierbei ist die PowerPoint-Vorlage eine enorme Hilfe. Denn zuschaltbare Listeneinträge und die Möglichkeit, drei Screens zurückzugehen, erlaubt eine Anpassung an den jeweiligen Bedarf.
Fazit
Sich bei Präsentationen dem Wissen des Publikums zu orientieren und mehrere Medien zu nutzen, ist bereits eine gute Basis. Professionelle Unterstützung macht es leichter, seriöser und fachkundiger zu wirken. Zugleich wird dabei Arbeit abgenommen und Zeit gespart. Die Investition in Helfer lohnt sich selbst bei kleinem Publikum und kann eine gute Orientierung für die Zukunft sein.