Ob Betreuung der unternehmenseigenen Websites, Pflege der Server oder das Herstellen und Aufrechterhalten von IT-Sicherheit: Mit erfahrenen IT-Experten an der Seite wird der Arbeitsalltag in Unternehmen jeder Größe deutlich einfacher, effizienter und sicherer. Doch es ist nicht für jede Firma sinnvoll, eigene IT-Kräfte einzustellen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann es sich lohnen, die Aufgaben an externe IT-Betreuer auszulagern. Gemeint ist das sogenannte IT-Outsourcing.
Das Wichtigste in Kürze
- Die meisten Unternehmen sind auf IT-Spezialisten angewiesen.
- Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich oft nicht, eigene Fachkräfte einzustellen.
- Die Aufgaben lassen sich jedoch auch an externe IT-Betreuer auslagern, bzw. outsourcen.
Diese Aufgaben übernehmen IT-Experten
Fachkräfte, die ein abgeschlossenes IT-Studium, eine IT-Berufsausbildung oder eine sonstige anerkannte Weiterbildung in der Informatik vorweisen können, sich sehr gefragt. Sie sind in der Regel in der Lage, verschiedenste Probleme zu lösen, die in der modernen Wirtschafts- und Unternehmenswelt von großer Bedeutung sind.
Das beginnt bei der Pflege der digitalen Infrastruktur. IT-Experten errichten, warten und reparieren sowohl die Software-seitigen als auch die Hardware-seitigen Systeme von Unternehmen (Lesetipp: warum viele Unternehmen auf Software von Microsoft setzen). Es gibt darüber hinaus Spezialisten, die ihre großen Stärken in Bereichen des Programmierens, der App-Erstellung und des Webdesigns zur Verfügung stellen.
Speziell im Bereich der IT-Security helfen IT-Fachkräfte dabei, dass die unternehmenseigenen Netze sicherer vor Angriffen durch Kriminelle sind, beziehungsweise eventuelle Angriffe gezielter abgewehrt werden können. Mit ihrer Hilfe lassen sich sensible Daten, die auf Computersystemen gespeichert werden sollen, außerdem gezielter vor Diebstählen schützen.
IT-Personal kann also zahlreiche Aufgaben ausführen, die unerlässlich geworden sind. Unternehmen, die mit Computersystemen, Programmen und Netzwerken arbeiten, sollten daher auf keinen Fall auf Experten mit entsprechendem Know-how und Erfahrung verzichten. Doch nicht alle Unternehmen profitieren davon, eigenes Personal einzustellen.
Warum nicht jede Firma von eigenen IT-Fachkräften profitiert
Um alle aufkommenden Probleme in der IT-Struktur eines Unternehmens zu lösen, lässt sich eigenes Personal mit Expertise in diesem Bereich einstellen. Große Unternehmen und Konzerne treffen damit in der Regel eine gute Wahl.
Bei kleinen und mittleren Unternehmen ist das jedoch nicht immer der Fall. Das liegt daran, dass diese Betriebe und Firmen im Vergleich nur wenig Arbeit mit ihren Systemen haben. Eigene ITler würden häufig nur wenige Stunden im Monat arbeiten müssen, sodass sich keine Vollzeitkraft lohnt. Hinzu kommt, dass der Arbeitsaufwand von Monat zu Monat stark variieren kann. In Monat A gibt es möglicherweise jeden Tag etwas zu erledigen, in Monat B nur vereinzelt.
KMU haben außerdem häufig viele verschiedene Aufgaben, die am besten von unterschiedlichen IT-Spezialisten bearbeitet werden. Eine einzige Fachkraft aus der IT ist möglicherweise nicht in der Lage, alle Herausforderungen bestmöglich zu lösen. Lagern die Unternehmen die Arbeit stattdessen an ein IT-Unternehmen als Outsourcing-Partner aus, kann diese hervorragend gemeistert werden.
Vorteile von IT-Outsourcing für KMU
Beim Auslagern der IT-Aufgaben profitieren kleine und mittlere Unternehmen von den leicht verfügbaren IT-Spezialisten. Im IT-Bereich herrscht Fachkräftemangel, doch diesen können KMU durch das Outsourcing leicht umgehen.
Es ist häufig möglich, schnell hochspezialisierte Fachkräfte zu finden, die zeitnah mit der Arbeit beginnen können. Wichtige Projekte bleiben dann nicht mehr dauerhaft liegen, sondern werden zügig erledigt. So profitieren alle Abteilungen des Betriebs.
Diese IT Unternehmen lassen sich für fest definierte Aufgaben beauftragen und werden auch nur für diese bezahlt. Die Ausgaben sind daher übersichtlicher und begrenzt.
Welche Aufgaben lassen sich auslagern?
Im IT-Bereich lassen sich fast alle Aufgaben auslagern. Insbesondere jene Arbeiten, die die Software-Systeme betreffen, sind meist auch remote durchführbar. Das bedeutet, dass sich die Fachkraft nicht vor Ort in dem jeweiligen Unternehmen aufhalten muss, um die Arbeit zu erledigen. Über das Internet ist dies ebenfalls möglich.
Doch selbst in Fällen, in denen vor Ort im Unternehmen gearbeitet werden muss, ist das Auslagern häufig möglich. Hier muss aber gegebenenfalls die Anfahrt und die Unterbringung der Experten in die Gesamtkosten miteinkalkuliert werden.
Gründe gegen das Auslagern von IT-Aufgaben
Wer das IT-Outsourcing nutzt, sollte sich einiger Nachteile bewusst sein. In manchen Fällen wiegen diese so schwer, dass es sinnvoller ist, auf eigenes IT-Personal zu setzen.
Zu beachten ist vor allem der Datenschutz. Nicht alle Kunden und Partner eines Unternehmens fühlen sich wohl damit, wenn dieses sensible Aufgaben auslagert. Wichtig ist, auf eindeutige Verträge zu setzen und im Falle eines Outsourcings ins Ausland auch die Gesetze des jeweiligen Staates zu kennen und zu berücksichtigen.
Wenn bereits IT-Experten im Unternehmen angestellt sind, könnte durch eine Auslagerung von Aufgaben außerdem eine unangenehme Situation entstehen. Die Mitarbeiter werden sich um ihren Arbeitsplatz sorgen, was der Arbeitsatmosphäre und der Motivation schadet.
Häufig werden IT-Aufgaben an Fachkräfte ins Ausland ausgelagert, zum Beispiel nach Indien. Die Kosten sind hier vergleichsweise niedrig. Allerdings können unterschiedliche und kulturell bedingte Vorstellungen rund um die Arbeit und die Zusammenarbeit das Miteinander erschweren.
Wie man den richtigen Partner findet
Damit das IT-Outsourcing ein voller Erfolg wird, sollten kleine und mittlere Unternehmen nichts dem Zufall überlassen. Im besten Fall sucht man nach einem IT-Unternehmen, das bereits Erfahrung mit dem Outsourcing besitzt. Es ist zudem nicht immer die beste Idee, den günstigsten Anbieter auszuwählen, weil die Ersparnis sich in der Qualität widerspiegeln könnte.
Fazit: IT-Betreuung auslagern kann sinnvoll sein
Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich oft nicht, eigenes IT-Personal anzustellen. Da trotzdem einige IT-Aufgaben erledigt werden müssen, könnte das Auslagern eine gute Alternative sein. Bevor dies umgesetzt wird, sollten sich Entscheider jedoch über das Für und Wider informieren. Wichtig ist außerdem, den jeweiligen Partner mit Bedacht auszuwählen.
verwendete Quellen
eigene Recherche des Autors
manager-it.com/it-outsourcing-vorteile-nachteile/it-outsourcing/
www.dhpg.de/de/newsroom/blog/it-outsourcing
www.nic-team.com/blog/it-outsourcing-warum-immer-mehr-mittelstaendler-ihre-it-auslagern/