Viele große Unternehmen setzen auf interne IT-Lösungen und investieren große Summen in eine komplett firmeneigene IT-Infrastruktur. Die Cloud-Technologie bietet eine Alternative, um Ressourcen zu sparen, Prozesse zu optimieren und die Datensicherheit zu erhöhen. Aber was ist Cloud-Computing? Mit Cloud-Computing erhält ein Unternehmen Zugang zu Anwendungen, Servern, Datenspeichern, Tools und Netzwerkfunktionen, die in einem externen Rechenzentrum gehostet werden. Diese verwaltet ein Cloud-Service-Anbieter, der diese Dienste gegen Gebühren zur Verfügung stellt.
Im Folgenden sollen einige Vorteile, die eine Cloud-Computing Plattform bietet, kurz umrissen werden:
Vereinfachte Heimarbeit
Gerade heute benötigen Unternehmen flexible Datenlösungen. Nicht nur in Corona-Zeiten, generell zeichnet sich ein weltweiter Trend ab, dass Beschäftigte viele Tätigkeiten zunehmend in Heimarbeit erledigen. Cloud-Computing bietet hier größtmögliche Flexibilität. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr zu Hause ständig Hardware installieren und alle unternehmensrelevanten Daten auf Laptop oder PC herunterladen. Durch Cloud-Computing können sie flexibel jederzeit von jedem beliebigen Standort aus arbeiten. Weltweit, solange sie über einen Internetzugang verfügen.
Datensicherheit
In Zeiten vermehrter und präziser werdender Hackerangriffe und zunehmender Cyberkriminalität, ist das Thema Cybersecurity ein Thema, das für Unternehmen wichtiger ist denn je. Cloud-Technologie enthebt eine Firma der Notwendigkeit, sich ausschließlich selbst um die Datensicherheit kümmern. Cloud-Computing-Lösungen sind herkömmlichen System in diesem Punkt klar überlegen. Viele Unternehmen schlagen sich mit internen Security-Lösungen herum. Oft ist es schwer, die notwendigen Spezialisten zu finden, um die interne Datensicherheit zu gewährleisten. Fachkräftemangel lässt zahlreiche Stellen unbesetzt – und Sicherheitslücken offen. Gute Cloud-Computing Plattformen befolgen strengste Sicherheitsprotokolle. Sie verfügen über die notwendigen EU-Zertifizierungen, Zwei-Faktoren Authentifizierung, aktuelle Protokolle zur Datenverschlüsselung und physische Server an sicheren Standorten. Mit einer Cloud-Computing-Plattform entfällt die Notwendigkeit, ständig Backups zu erstellen. Gute Anbieter erstellen automatisch Sicherungskopien aller Dateien. Keine Sorgen mehr, wenn ein Firmen-Laptop mit sensiblen Daten verloren geht. Diese befinden sich alle in der Cloud und nicht auf der Festplatte.
Einsparung laufender Kosten
Wenn ein Unternehmen ein eigenes Rechenzentrum betreibt, verursacht dies massive laufende Kosten: Firmeneigene Techniker, firmeneigene Hard- und Software, und allein das Aufsetzen eines neuen Systems kann schnell teuer werden, egal Mitarbeiter fest eingestellt sind oder die Aufgaben outgesourct werden.
Eine Cloud-Computing-Plattform entlastet das IT-Team und das Budget eines Unternehmens und spart den Ankauf teurer Software. Für große Unternehmen sind leicht Einsparungen im sechs- bis siebenstelligen Bereich möglich. Natürlich ist eine Cloud-Computing-Plattform nicht kostenlos, und der Anbieter berechnet Gebühren, deren Höhe sich nach verschiedenen Faktoren, wie der Anzahl der Benutzer und der Größe des zur Verfügung gestellten Speicherplatzes richtet, doch sind diese Kosten überschaubar und kalkulierbar.
Einfache Onboarding-Prozesse, effiziente Teamarbeit
Daten auf einen Cloud-Dienst zu übertragen ist unkompliziert, sobald das Unternehmen festgelegt hat, welche Daten relevant sind. Gute Anbieter stellen die notwendige Unterstützung bereit. Cloud-Computing Systeme mit einfachen und benutzerfreundlichen Funktionen sind empfehlenswert, im Interesse der Mitarbeiter und Kunden. Solche Plattformen sind in der Bedienung viel einfacher als herkömmliche Bürohardware. Der permanente leichte Zugriff auf alle relevanten Daten ermöglicht es den Mitarbeitern im Team noch effizienter zusammenzuarbeiten. Viele Anbieter stellen hierfür spezielle Teamverwaltungs-Funktionen zur Verfügung. Ein Mitarbeiter wechselt die Firma, befindet sich im Urlaub oder fällt krankheitsbedingt aus? Kein Problem, denn da alle relevanten Geschäfts- und Kundendaten zentral gespeichert sind, kann dessen Arbeit sofort von einem neuen Teammitglied weiter geführt werden, und das jederzeit und von jedem beliebigen Ort aus.
Archivierung aller Dokumente rechtssicher in der Cloud
Insbesondere für mittlere und große Firmen mit vielen Geschäftsbriefen und Ein- und Ausgangsrechnungen ist das papierlose Büro sinnvoll und wird auch heute schon umgesetzt. Ein Dokumentenmanagement in der Cloud bietet dabei deutliche Vorteile. Sämtlicher Schriftverkehr kann gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung revisionssicher und somit rechtssicher archiviert werden. Das Dokumentenmanagement spart dem Unternehmen nicht nur eine Menge Papier und Flächen (Aktenschränke fallen weg), sondern leistungsstarke Filter und Suchroutinen erlauben es auch, jedes Dokument in kürzester Zeit zu finden. Moderne Anbieter solcher Management-Systeme für die Cloud achten dabei natürlich auch auf die Einhaltung sämtlicher Datenschutzbestimmungen, der Informationssicherheit und nicht zuletzt auch auf die Einhaltung der DSGVO.
Fazit
Die Übertragung von Daten in eine Cloud-Computing-Plattform spart Ressourcen, verringert laufende Unkosten, vereinfacht die Heim- und Teamarbeit und erhöht damit die Produktivität eines Unternehmens. Vereinfachter Verwaltungsaufwand, erhöhte Flexibilität und verbesserte Datensicherheit sind einige der Punkte, die für eine Migration der Daten in die Cloud sprechen. In der Zeit von Pandemien und vermehrter Unsicherheit in allen Bereichen, vor allem im Hinblick auf Cybersicherheit, ist die Reaktions- und Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens auf solche Ereignisse von existentieller Bedeutung. Bei der Wahl einer Cloud-Plattform sollte vor allem auf die Sicherheit geachtet werden und darauf, dass sie die für das Unternehmen passenden Tools und Funktionen zur Verfügung stellt.