Auch im Jahr 2023 kommt die Digitalisierung in vielen Branchen und Unternehmensbereichen nur schleppend voran. Trotzdem tut sich etwas – und das auch im Personalwesen. Insbesondere die Lohnbuchhaltung, die in der Vergangenheit vielerorts bei der digitalen Transformation hinterherhinkte, entdeckt zunehmend die Vorzüge digitalisierter Prozesse. Klar ist auch: Der Umstieg vom Brief auf E-Mail ist noch keine Digitalisierung, doch vor allem die Entwicklungen im Bereich KI sorgt für einen massiven Investitionsschub, da viele Unternehmen nicht den Anschluss verlieren möchten. Entscheider sollten sich deshalb verstärkt mit aktuellen und kommenden Trends auseinandersetzen.
Automatisierung von Lohnprozessen
Ein deutlicher Trend im Bereich der elektronischen Lohnbuchhaltung markiert derzeit die Robotic Process Automation (RPA), also die Automatisierung von Arbeitsprozessen. Technisch basiert sie auf der Mustererkennung von Machine-Learning und Künstlicher Intelligenz. Aufgaben wie die Berechnung von Gehältern, Abzügen und Steuern, aber auch das Erfassen und Anpassen von Daten übernimmt immer öfter die Lohnsoftware. Dieser wohl größte Trend in der Personalbuchhaltung ist keine Zukunftsmusik, sondern findet derzeit bereits statt. Nahezu alle Produkte namhafter Software-Anbieter setzen mittlerweile auf die Automatisierung von Routineaufgaben, wodurch der menschliche User sich stattdessen mit wichtigeren und komplexeren Aufgaben befassen kann. Neben der klaren Zeitersparnis und damit Effizienzsteigerung profitieren Anwender auch von einer verbesserten Datenkonsistenz, da viele menschliche Fehlerquellen umgangen werden.
E-Government und Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter
Ein weiterer prägnanter Trend in der Digitalisierung der Lohnabrechnung ist die Einführung von Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter. Dank von überall aus zugänglicher Self-Service-Portale (Employee Self Service) haben Arbeitnehmer einen direkten Einblick in ihre Lohn- und Gehaltsinformationen. Je nach der Verteilung von Benutzerrechten lassen sich Änderungen der Stammdaten so auch direkt von den Mitarbeitern vornehmen, was zu einer Entlastung der Personalabteilung führt. Zusätzlich steht oft auch ein persönliches und individualisierbares Dashboard zur Verfügung. Dieses lässt sich nutzen, um die Vergütungszusammensetzung zu visualisieren, Bonuszahlungen besser nachzuvollziehen oder die steuerliche Situation im Blick zu behalten.
Doch nicht nur zwischen den Mitarbeitern und den Unternehmen ist eine flexiblere Kommunikation gefragt, auch Behörden treiben den Datenaustausch per digitaler Schnittstelle eilig voran. Von diesem E-Government-Trend profitiert die Personalbuchhaltung in ganz besonderem Maße. Der nahtlose Datenaustausch direkt über die Software mit den Behörden vereinfacht die termingerechte Einreichung von Bescheinigungen und Nachweisen erheblich. Über den verschlüsselten Transfer bleibt auch die Datensicherheit gewahrt. Die Integration von E-Government-Lösungen in die Personalbuchhaltung repräsentiert daher einen bedeutenden Schritt in Richtung digitaler Transformation.
Verbesserte Datensicherheit im Homeoffice
Mit dem verstärkten Einsatz digitaler Technologien in der Personalbuchhaltung gewinnt auch das Thema Datensicherheit und Datenschutz zunehmend an Bedeutung. Mittelständische Unternehmen werden besonders oft Opfer von Cyberangriffen, da die Schutzvorkehrungen häufig nicht ausreichen. Oft fehlt es sowohl an Know-how als auch an Personal. Nicht zuletzt der Umstieg auf flexiblere Hybrid-Arbeitsmodelle macht den Datenschutz zu einer besonderen Herausforderung. Die Branche der Lohnsoftware-Anbieter hat den Schwerpunkt auf Cybersicherheit im Homeoffice aber bereits erkannt und integriert entsprechende Funktionen in die eigenen Produkte. So kommen immer öfter komplexe Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen zum Einsatz. Hinzu kommen strikte Zugriffskontrollen über Mehrfach-Authentifizierungen. In Kombination mit einem umfangreichen Management der Userrechte stellen diese sicher, dass Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen können, die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
KI-Modelle in beratender Funktion
Die Integration von fortschrittlichen KI-Modellen geht über die reine Prozessautomatisierung hinaus und macht den Weg frei für einen weiteren Trend, der in den kommenden Jahren richtungsweisend sein wird: die Einführung von KI-gestützten Beratungsdiensten für Mitarbeiter. In Bezug auf die Lohnabrechnung bietet sich eine individuelle Steuerberatung an, die direkt über ein Self-Service-Portal abgerufen wird. Die Software kann steuerliche Optimierungsmöglichkeiten erkennen und Mitarbeitern dabei helfen, ihre steuerliche Belastung zu minimieren – sei es durch steueroptimierte Auszahlungsmodelle oder die Identifizierung von steuermindernden Ausgaben. Der Funktionsumfang solcher Anwendungen ist derzeit zwar noch stark eingeschränkt, doch erste Versuche gibt es bereits und in naher Zukunft könnte dieser Service zum Standard gehören.
Nachhaltigkeit durch mehr Effizienz
Ein Trend, der sowohl für die Gegenwart als auch die kommenden Jahre äußerst relevant ist, ist der Umstieg auf nachhaltigere Unternehmensprozesse. Die Digitalisierung der Personalbuchhaltung ermöglicht weitgehend papierlose Abläufe. Die Reduzierung des Papierverbrauchs sorgt sowohl für eine klare Zeitersparnis als auch für eine Reduktion des Ressourcenverbrauchs und damit der Kosten. Quasi als Nebeneffekt schrumpft so der ökologische Fußabdruck des Unternehmens. Durch Cloud-basierte Lösungen ist es zudem oft gar nicht mehr nötig eigene Server zu unterhalten, wodurch auch der Energiebedarf und damit-verbrauch sinkt.