Was sind Kleinunternehmer in Deutschland?

Wer als Unternehmer nur geringe Umsätze erzielt, kann die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Sie bietet ihm viele Vorteile: vor allem in bürokratischer, aber auch in steuerlicher Hinsicht. An welche Richtlinien die Regelung geknüpft ist und wie sich ein Kleinunternehmer von einem „klassischen“ Gewerbetreibenden unterscheidet, klärt dieser Beitrag.

Wie unterscheidet sich ein Kleinunternehmer von einem klassischen Unternehmer?

Als Kleinunternehmer können all jene Gewerbetreibenden gelten, deren Umsatz im Vorjahr weniger als 22.000 Euro betrug, und die im laufenden Jahr einen Umsatz von höchstens 50.000 Euro erwarten. Wichtig: Beide Bedingungen müssen erfüllt sein! Der Status als Kleinunternehmer muss zudem beim Finanzamt beantragt werden. Das funktioniert für Existenzgründer (Lesetipp: Kredite für Existenzgründer) am einfachsten über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Zunächst einmal haben es Kleinunternehmer richtig gut, denn sie ersparen sich bei der Buchführung viel Arbeit. Es muss nämlich keine Umsatzsteuer abgeführt werden, das heißt, dass auch die aufwendige Umsatzsteuervoranmeldung entfällt. Wer sich dann noch für eine Buchhaltungssoftware entscheidet, reduziert den bürokratischen Aufwand auf ein Minimum und kann sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.

Außerdem können Kleinunternehmer, die mit Privatpersonen Geschäfte machen, ihre Waren und Leistungen im Vergleich zur Konkurrenz günstiger anbieten, was ihnen einen zum Teil erheblichen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Allerdings müssen Kleinunternehmer manchmal auch Nachteile in Kauf nehmen. Vor allem dann, wenn sie hohe Ausgaben haben oder größere Investitionen tätigen. Schließlich können sie keine Vorsteuer abziehen. Aus diesem Grund verzichten viele Kleinunternehmer irgendwann auf den Status und ziehen die Regelbesteuerung vor.

Doch aufgepasst: Wer seinen Kleinunternehmer-Status erst einmal freiwillig abgegeben hat, muss mit dieser Entscheidung mindestens fünf Jahre leben. Erst danach kann wieder ein Wechsel in die Kleinunternehmerregelung beantragt werden.

Von der Regelbesteuerung zurück zur Kleinunternehmerregelung

Nach der Frist von fünf Jahren ist eine Rückkehr zum Kleinunternehmer-Status problemlos möglich. Voraussetzung ist natürlich, dass der Vorjahresumsatz unter 22.000 Euro lag. Ein formloses Schreiben an das Finanzamt reicht dafür in der Regel aus.

Ein regelmäßiger Wechsel ist auch gar nicht so ungewöhnlich, da viele Selbstständige mit stark schwankenden Umsätzen kämpfen. Wichtig ist, dass ein Wechsel immer nur zum Ende eines Geschäftsjahres erfolgen kann.

Wie muss die Rechnung eines Kleinunternehmers aussehen?

Stellt ein Kleinunternehmer eine Rechnung aus, darf er natürlich – im Gegensatz zu einem regulären Unternehmer – keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss er seinen Kleinunternehmer-Status in der Rechnung aufführen. Ein kurzer Satz reicht dafür jedoch schon aus.

Beispiele:

„Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer“

oder

„Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG, daher keine Berechnung von Umsatzsteuer“

Darüber hinaus müssen Rechnungen von Kleinunternehmern selbstverständlich die üblichen Angaben enthalten. Zum Beispiel

• Namen und Anschriften des Kleinunternehmers und des Kunden
• die Steuernummer
• die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Produkte beziehungsweise Umfang der Dienstleistungen

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer den Status verliert?

Sollte die Kleinunternehmer-Regelung aufgrund der höheren Umsätze irgendwann nicht mehr greifen, versendet das Finanzamt darüber keine Benachrichtigungen.
Schließlich bekommt der Sachbearbeiter ohnehin erst im Folgejahr – also im Rahmen der jährlichen Steuererklärung – Kenntnis vom Überschreiten der Umsatzgrenze. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer ihre Umsatzhöhe selbst im Auge behalten müssen.

Je näher die Kleinunternehmer nämlich an die Umsatzgrenze von 22.000 Euro kommen, desto engmaschiger und sorgfältiger sollte die Überwachung sein. Selbstständige, die entweder aus Unkenntnis oder auch bewusst weiterhin an der Regelung festhalten, obwohl das gar nicht mehr zulässig wäre, schulden dem Finanzamt die nicht ausgewiesene Umsatzsteuer. Auch wenn diese gar nicht auf den Rechnungen aufgeführt wurde.

Gut zu wissen: Die tatsächliche Umsatzhöhe bezieht sich nicht auf ein Kalenderjahr, sondern grundsätzlich auf einen Zeitraum von zwölf Monaten (Geschäftsjahr).

Kleinunternehmer und reguläre Unternehmer: die Gemeinsamkeiten

Grundsätzlich müssen Kleinunternehmer die gleichen steuerlichen Vorschriften beachten wie alle anderen Selbstständigen.

Sie müssen Belege über Einnahmen und Ausgaben aufbewahren, Steuererklärungen fristgerecht einreichen, sich um die Gewinnermittlung kümmern (in der Regel in Form der Einnahmenüberschussrechnung „EÜR“) und – wie erwähnt – ihre Umsätze überwachen.

Belege über Einnahmen und Ausgaben sowie Jahresabschlüsse, Steuerbescheide und Steuererklärungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, für weitere steuerlich relevante Unterlagen sowie eingehende Geschäftspost und Kopien der ausgehenden Post gilt eine Frist von sechs Jahren.

Die Kleinunternehmerregelung: unter bestimmten Voraussetzungen eine gute Entscheidung

Wer ohnehin relativ niedrige Umsätze erzielt und sich den bürokratischen Aufwand rund um die Umsatzsteuer ersparen will, liegt mit dem Kleinunternehmer-Status meist genau richtig. Bei hohen Investitionen sollte allerdings über einen Verzicht nachgedacht werden, da ansonsten keine Vorsteuer abgezogen werden kann. Grundsätzlich haben Kleinunternehmer aber ähnliche Pflichten und Rechte wie reguläre Gewerbetreibende.

Verwendete Quellen:
https://www.sumup.com/de-de/rechnungen/alles-ueber-rechnungen/vor-und-nachteile-der-kleinunternehmerregelung/
https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/buchhaltung/kleinunternehmerregelung
https://www.kleinunternehmer.de/index.htm (und Unterseiten)
https://www.billomat.com/lexikon/k/kleinunternehmer/