Die nächsten ein bis zwei Jahre bringen für KMUs in Deutschland große Herausforderungen im Rahmen der Softwareintegration mit sich. Von der gesetzlich vorgeschriebenen Einführung von E-Rechnungen über die verstärkte Nutzung von KI in Geschäftsprozessen bis hin zur Cloud-Migration und der Absicherung durch robuste Cybersicherheitsmaßnahmen: Es gibt eine breite Palette an Themen, die die Verantwortlichen bereits jetzt auf ihren To-do-Listen finden sollten.

Umstellung auf E-Rechnungen bis 2025

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, intensiv über eine leistungsstarke Unternehmenssoftware für KMUs nachzudenken, die auch elektronische Rechnungen erstellen kann, denn ab Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Was bedeutet das konkret für KMUs? Ab Januar 2025 sind sie dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, ohne dass dafür eine Zustimmung des Empfängers benötigt wird. Ab diesem Zeitpunkt ist es außerdem notwendig, dass alle Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich elektronisch ausgestellt werden. Zumindest in einer Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2026 ist es den Unternehmen jedoch erlaubt, weiterhin Papierrechnungen zu versenden.

Auch elektronische Rechnungen, die bislang nicht dem standardisierten Format entsprechen, dürfen bis zu diesem Datum verwendet werden, sofern der Empfänger seine ausdrückliche Zustimmung dazu gibt. Somit können Unternehmen, die beispielsweise bisher ihre Rechnungen als PDF per E-Mail verschickt haben, dies bis zum 31. Dezember 2026 fortführen, vorausgesetzt der Geschäftspartner stimmt zu. Dennoch empfiehlt es sich, bereits jetzt die ohnehin erforderliche Umstellung in Angriff zu nehmen.

Verstärkte Einbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Prozesse von KMUs

Durch den durchschlagenden Erfolg großer Sprachmodelle wie ChatGPT von OpenAI hat sich das Bewusstsein für die Leistungsfähigkeit aktueller KI-Systeme in der Öffentlichkeit deutlich geschärft. Auch wenn solche Modelle oft als Aushängeschilder der KI gelten, ist die Technologie längst ein fester Bestandteil unseres Alltags, angefangen von Sprachassistenten wie Siri bis zu Empfehlungssystemen von Netflix und Amazon.

Für KMUs ist ebenfalls die Zeit gekommen, KI in ihre Prozesse zu integrieren, um unterschiedlichen Herausforderungen wie dem Konkurrenzdruck, regulatorischen Anforderungen, steigenden Energiekosten und dem immer größer werdenden Arbeitskräftemangel in Deutschland effektiv zu begegnen. Viele kleine Unternehmen zögern jedoch, da ihnen oft das Wissen über KI fehlt. Aktuell bieten sich für KMUs allerdings bereits zahlreiche Möglichkeiten, KI-Technologien effektiv einzusetzen, darunter:

• Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Analyse von Kundenverhalten und zur Anpassung von Marketingstrategien für zielgerichtete Werbeaktionen
• Nutzung von Tools wie Userlike oder Chatarmin, um den Kundenservice zu automatisieren und schnelle Antworten zu liefern
• Anwendung von Tools wie Pricefx oder Competera, die helfen, Preise dynamisch anzupassen und so Wettbewerbsvorteile zu sichern
• Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) mit Lösungen wie UiPath oder Automation Anywhere, um repetitive Aufgaben zu automatisieren
• Verwendung von intelligenten Finanzmanagementsystemen wie Xero oder QuickBooks, die Transaktionen überwachen und Unregelmäßigkeiten aufdecken
• Einsatz von fortschrittlichen Analysetools wie SAS Risk Management oder Moody’s Analytics, um Risiken im Unternehmen besser zu bewerten

Agiles Arbeiten: Effiziente Umsetzung von Design Thinking und Kanban

Agiles Arbeiten ist im komplexen Unternehmensalltag in vielen KMUs bereits zur absoluten Notwendigkeit geworden. Es erstreckt sich von der Bildung agiler Teams über Kreativtechniken wie Design Thinking bis hin zur endgültigen Transformation in eine agile Organisation. Um alle agilen Prozesse erfolgreich zu implementieren, ist allerdings der Einsatz spezialisierter Software erforderlich. Tools wie Notion ermöglichen es, das gesamte Unternehmen durch Workflows für verschiedene Teams zu verbinden und eine zentrale Wissensbasis in Form einer Team-Enzyklopädie zu schaffen.

Trello nutzt das Kanban-Prinzip zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Teams, sogar über verschiedene Standorte hinweg. Ein Highlight ist der „Butler“, mit dem sich Prozesse auf einfache Art und Weise automatisieren lassen. Ein weiteres leistungsstarkes Tool ist monday.com, das laut Eigenauskunft bereits von über 100.000 Unternehmen genutzt wird. Es erlaubt das schnelle Erstellen von Workflows und hilft dabei, die gesamte Organisation transparent zu gestalten.

Cloud-Migration bringt viele Vorteile für KMUs

Cloud Computing ist mittlerweile ein etablierter IT-Trend, der vorwiegend für KMUs viele Vorteile bietet, denn das Modell ermöglicht es Unternehmen, auf eine Vielzahl von Diensten zuzugreifen, ohne diese lokal installieren zu müssen. Dabei lassen sich grundsätzlich drei Arten von Cloud-Diensten unterscheiden:

• Software as a Service (SaaS): Anwendungen wie Webmail oder Office-Produkte werden direkt über das Internet bereitgestellt. Dienste wie Microsoft Office 365 oder Google Workspace bieten Textverarbeitung und Tabellenkalkulationen in der Cloud an.
• Infrastructure as a Service (IaaS): Unternehmen können Rechnerhardware und Rechenleistung aus der Cloud beziehen. Die physische Hardware wird dabei durch virtuelle Dienste ersetzt. Aus rechtlichen Gründen ist es ratsam, hier Anbieter mit Sitz in der EU zu wählen.
• Platform as a Service (PaaS): Diese Dienste erlauben es Entwicklern, Anwendungen in einer flexiblen Programmierumgebung zu erstellen und zu betreiben.

Der Umstieg auf die Cloud kann zu großen Kosteneinsparungen führen. Außerdem können Rechenkapazitäten flexibel angepasst werden, besonders wenn etwa saisonal mehr Leistung benötigt wird. Zudem garantieren spezialisierte Cloud-Anbieter in der Regel eine höhere Verfügbarkeit und übernehmen die Wartung, Updates und den Serverbetrieb. Dadurch können sich KMUs auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.